Assistante administrative (temps plein)

Le poste d'assistant administratif est un nouveau poste passionnant chez Whale Seeker. Dans ce rôle, vous serez chargé d'aider à organiser notre équipe de direction, de coordonner les événements, de gérer les tâches administratives, la comptabilité et les rapports pour divers projets. Ce rôle requiert une personne très organisée et proactive, passionnée par la conservation de la faune et la technologie.

Ce poste consistera à fournir un soutien administratif et de secrétariat. Vous combinerez des responsabilités administratives polyvalentes avec la coordination proactive des activités opérationnelles. Faisant partie de notre start-up, ce rôle nécessitera une personne positive, orientée vers les solutions, capable de fonctionner avec autonomie et discipline. En tant qu'assistant administratif, vous serez l'un des acteurs clés pour insérer un peu de routine dans le monde des startups de Whale Seeker.

1. Gestion des e-mails et du calendrier :

• Gérer et hiérarchiser les e-mails des PDG et des directeurs techniques, en garantissant des réponses rapides

• Coordonner et planifier les réunions et les rendez-vous.

2. Comptabilité et facturation :

• Prise en charge de la facturation, du suivi des paiements et de l'enregistrement des dépenses.

• Tenir des registres financiers précis et aider à la budgétisation et aux prévisions.

3. Rédaction du rapport :

• Préparer, formater et organiser des rapports pour un usage interne et externe.

• Assurer l’exactitude et la cohérence de toutes les tâches de reporting.

4. Documentation et gestion des données :

• Aider à maintenir les bases de données liées aux clients, aux contacts et aux projets.

• Assurer une saisie et une gestion précises des données.

5. Coordination des réunions :

• Planifier et coordonner les réunions internes et externes, envoyer les invitations et préparer les ordres du jour.

6.Support administratif :

• Fournir un soutien administratif général, y compris la gestion et le classement des documents.

• Rédiger des courriels et autres communications au nom des dirigeants.

• Éducation formelle dans un domaine pertinent.

• Maîtrise de l'anglais et du français (écrit et oral).

• Expérience avérée en tant qu’assistant de direction ou rôle similaire.

• Solides compétences organisationnelles et multitâches.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office / Google Workspace / Zoho.

• Capacité à travailler de manière autonome et à maintenir une productivité élevée.

• A démontré sa capacité à maintenir la confidentialité et le professionnalisme.

• La passion pour la conservation de l’environnement/des océans et la durabilité est indispensable.

Localisation : Montréal ou Rimouski, QC

Nous prévoyons 35 heures de travail dédié, avec une flexibilité dans les horaires réguliers en fonction des besoins individuels. La réactivité sur nos canaux Slack est essentielle pour contribuer aux projets et aux objectifs de l'équipe. Une présence en personne dans notre bureau de Montréal peut être requise en fonction des besoins de l'équipe, du projet et du client (rôle hybride).

• Salaire compétitif et plan d'options d'achat d'actions.

• Des prestations de santé généreuses avec accès à la télémédecine.

• Possibilité de travailler avec des leaders de l’industrie en matière de conservation de l’environnement.

• Environnement de travail engageant et collaboratif.

• Soutien au développement et à la croissance professionnelle.

• Horaire de travail flexible pour vous aider à atteindre un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

• Les bureaux sont fermés pour les vacances et nous testons actuellement les horaires d'été